Art. II.-Del canciller y otros notarios, y de los archivos

Can. 482. §1. En cada curia debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.

§2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado vicecanciller.

§3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios o secretarios de la curia.

Can. 483. §1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma da fe pública en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los asuntos judiciales o ya sólo para los actos referentes a una determinada causa o asunto.

§2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de un sacerdote, el notario debe ser sacerdote.

Can. 484. El oficio de los notarios consiste en:

1. 1º. redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se requiera su intervención;
2. 2º. recoger fielmente por escrito todo lo realizado y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;
3. 3º. mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el registro, y autentificar sus copias, declarándolas conformes con el original.

Can. 485. El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de su oficio por el Obispo diocesano, pero no por el Administrador diocesano sin el consentimiento del colegio de consultores.

Can. 486. §1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a las diócesis o a las parroquias.

§2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.

§3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura.

Can. 487. §1. El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller deben tener la llave; a nadie se permite entrar en él sin permiso del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

§2. Todos los interesados tienen derecho a recibir, personalmente o por medio de un procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos por su naturaleza se refieran a su estado personal.

Can. 488. No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco tiempo y con el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

Can. 489. §1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados bajo secreto.

§2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la sentencia definitva.

Can. 490. §1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.

§2. Mientras esté vacante la sede, no se abrirá el archivo o armario secreto, a no ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano personalmente.

§3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.

Can. 491. §1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.

§2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.

§3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos, aludidos en los §§ 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.